Até agora sabemos que o Agile Coach é mais que um coach, pois agrega papéis de mentor, facilitador e professor, como trata Lyssa Adkins no livro Coaching Agile Teams. Sabemos também que o ambiente de um Agile Coach é complexo, exigindo uma abordagem que já víamos no desenvolvimento de produtos: experimentações. Fato que nos trouxe à metáfora do cientista, que estuda seu ambiente.

Elencamos, então, 3 frentes sobre as quais o Agile Coach deveria gastar suas energias: 1) Estudar os Elementos; 2) Testar suas Hipóteses e 3) Facilitar Mudanças/Transformações e neste post vamos falar sobre uma ferramenta muito útil que pode ser utilizada por este cientista ágil no estudo dos elementos e no planejamento de suas hipóteses e ações de mudança: o ACT: Agile Coach Tool.

ACT: Agile Coach Tool

A Ferramenta do Agile Coach (ou Agile Coach Tool – ACT), apesar de simples aplicação, tem uma infinidade de possíveis análises que ajudam o Agile Coach a identificar oportunidades de mudanças num ambiente complexo.

Tenho aplicado esta abordagem há 4 anos e ela me permitiu contribuir de forma significativa nas equipes em que participei. Não só me ajudou no exercício da mais nobre função de um Agile Coach, como também consolidou minha visão sobre os principais objetivos deste papel nas organizações.

Essa ferramenta também foi apresentada no segundo e no terceiro dia do Webinar: O Backlog do Agile Coach. Confira!

Mecânica

A aplicação da ferramenta acontece em reuniões 1on1 em que o Agile Coach entrevista separadamente cada um dos integrantes de uma equipe e coleta suas percepções em forma de notas que vão de 1 a 5, a respeito de áreas e domínios do projetos e do produto.

Vamos conhecer primeiro mais detalhes sobre como funciona esta reunião 1on1:

A reunião 1on1

Diferente de uma retrospectiva, a reunião 1on1 é feita em particular somente com um integrante de cada vez. Algumas características importantes que destaco são:

• Pré-agendamento: Gosto de realizá-la a cada 2 meses.  Assim já reservo a agenda de todos pelos próximos 6 meses. Não quero que a reunião tenha um viés de feedback e isso pode acontecer se deixarmos para agendar próximo da data e coincidir com algum evento ruim.  A pessoa poderá poderá associar o convite ao evento recente e ficará receosa quanto a reunião;
• Caráter investigativo: A ideia é que durante a reunião de 1on1 os entrevistados falem mais que o Agile Coach. Somente à partir de uma escuta ativa é que você poderá realmente identificar e usar a ferramenta certa para cada momento;
• 30 a 40 minutos: Não deve ser uma reunião muito longa, pois a ideia é que seja entendida como um momento importante, porém leve;
• Imparcial: Garanta que suas intervenções durante a reunião não influenciem as notas dos membros. Mantenha-se imparcial e não expresse emoções durante as justificativas para não julgar ou reforçar a visão do entrevistado.

Um vez que você está na reunião de 1on1, você utilizará o ACT – Agile Coach Tool. Apresentarei primeiro a mecânica da aplicação desta ferramenta e mais tarde explico o que pode ser feito durante a reunião.

Acompanhe a série sobre Agile Coach

A coleta das notas

Ao conversar com o entrevistado da sua equipe, tenha em mãos o template, em formato de planilha, no qual estarão os elementos a serem avaliados e marque no topo das colunas a data da reunião e o período, de acordo com a frequência que esteja utilizando. Veja a figura 1.0.

Figura 1.0: Você pode ver os elementos (ou domínios do projeto) que serão avaliados, como, por exemplo, Comunicação, e a coluna na qual estarão as notas, com a data e o período que vai de Dezembro de 2016 a Janeiro de 2017.

Ao começar a reunião siga este roteiro se dirigindo ao entrevistado:

• Vou pedir para você avaliar, pela sua perspectiva, estes elementos do nosso projeto e produto atribuindo-os uma nota a todos eles. Fique a vontade para colocar a nota que achar que melhor represente eles neste momento;
• As notas vão de 1 a 5 — em que 1 é muito ruim e 5 é muito bom;
• O objetivo é que possamos entender juntos se há pontos de melhoria que poderiam ser tratados nestes domínios do projeto e sua avaliação é muito importante;
• Ao final das avaliações de todos os integrantes teremos um compilado com as médias gerais que será compartilhado com todos. As notas individuais, entretanto, não serão divulgadas, ficando somente entre nós;
• Vou lhe dar uma pequena descrição sobre cada um dos elementos que você irá analisar, ok? Planejamento… Execução… Qualidade…
• Tudo certo? Agora vamos lá. Que nota representa, na sua visão, Planejamento? (…)

Figura 1.1: Exemplo de algumas notas já atribuídas pelo integrante fictício Hugo.

Observações: Garanta que a pessoa esteja confortável e que entendeu a mecânica; Dê a mesma descrição para todos os integrantes sobre os elementos que serão avaliados, mas não se preocupe em fazer uma descrição exata e comum do que cada coisa significa. Cada participante terá uma imagem particular do que representa cada item e é isso que trará os principais insights nas conversas; Durante a coleta das notas você aplicará algumas técnicas que vamos ver nos próximos tópicos.

A visão consolidada

No template do ACT (link) você verá que na primeira aba encontram-se as médias formadas pelas notas individuais dos integrantes (figura 2.0). Note também que existe uma coluna mostrando o Desvio Padrão (DP) que é o quanto de variação ou “dispersão” existe em relação à média (ou valor esperado). Um baixo desvio padrão indica que os dados tendem a estar próximos da média; um desvio padrão alto indica que os dados estão espalhados por uma gama de valores. (wikipedia)

Figura 2.0: Visão do consolidado das médias com o desvio padrão das notas dadas.

Para facilitar a leitura rápida dos dados, veja que estou usando uma formatação condicional em que uma nota menor que 2,5 faz com que a célula fique vermelha; entre 2,5 e 3 a célula se torna amarela; entre 3 e 4 — verde e acima de 4 tudo fica azul ;-). A formatação está tanto nas notas individuais quanto no compilado com as médias gerais.

Analisando as médias e o desvio padrão

Algumas análises diretas já são possíveis de serem feitas a partir do compilado das médias. Um Agile Coach poderia se perguntar, olhando para os dados da figura 3.0, se deveria investir mais tempo em melhorar a média da Comunicação (2,92) ou entender melhor os motivos do desvio padrão de Interessados / Stakeholders estar tão alto (1,03).

Se optar por melhorar a média da Comunicação poderá, a partir dos insights coletados durante as conversas, priorizar seu backlog de mudanças desta forma. Outras prioridades virão, entretanto, se o Agile Coach optar por ir fundo nas notas datas para Interessados e analisar se há algo que já possa ser feito e/ou se precisa especificar melhor esse ponto de análise.

Figura 3.0: Compilado das médias e possíveis pontos de análise e ação.

Outra análise possível de se extrair do compilado é a comparação das médias de um período para outro. Ainda na figura 3.0 é possível ver que a média de Comunicação salta de 2,92 (amarelo) para 4,35 (azul) apesar do DP não diminuir tanto. Isso mostra que houve ligeira aproximação das notas de Comunicação dadas por cada integrante, com acentuada percepção positiva. O mesmo acontece com Stakeholders que, além de um aumento da média, também teve considerável queda no desvio padrão, mostrando positiva percepção de melhoria de toda a equipe sobre nesta frente.

Estes são exemplos positivos, mas você pode se deparar com quedas nas médias e/ou aumentos no desvio padrão que precisem ser tratados. Mas perceba como a ferramenta te ajuda em ter, pelo menos, uma justificativa concreta para suas ações como Agile Coach no dia a dia.

Ações e análises durante a reunião de 1on1

Vimos como o compilado das médias pode ajudar a tomar algumas decisões de ação e com isso priorizar seu backlog de mudanças — seja você um Agile Coach, Scrum Master ou alguém com responsabilidades de melhoria de processos e pessoas. Esta análise, porém, é feita a posteriori, quando todas as rodadas de entrevista já foram finalizadas.

Agora vamos ver como é possível gerar valor já durante a coleta das notas, com cada integrante, nas reuniões de 1on1. Para isso o Agile Coach poderá utilizar de todo o seu cinto de ferramentas e aplicar as mais adequadas em cada situação. Veja alguns exemplos:

Coaching

Utilizar técnicas de coaching será útil ao ajudar o membro da equipe na descoberta de como poderia ajudar com o problema que ele mesmo apresentou.

Figura 4.0

Outro exemplo de coaching seria convidar o integrante que deu uma nota ruim a idealizar como seria um cenário perfeito. Por exemplo, se André deu 2 para Interessados, depois de ouvir justificativa dele, peça que descreva como seria, então, a relação ideal com os stakeholders. Isso irá gerar vários insights tanto para ele quanto para você como Agile Coach.

Formação

Você pode aproveitar oportunidades que nascem durante as reuniões de 1on1, na aplicação do ACT, para realizar pequenas formações, como mostra a figura 4.1.

Figura 4.1

Feedback

A reunião de 1on1 também pode trazer a necessidade de feedbacks — e este pode ser de mão dupla. Aliás, você como Agile Coach sempre ouvirá coisas que vão lhe servir como feedback, mesmo não sendo explícito. Uma reclamação pode revelar que você não fez alguma coisa [ou fez] e era de sua responsabilidade primária.

Sempre que achar oportuno e sentir que há a abertura necessária, explore os feedbacks. Um formato interessante é o Feedback Wrap, apresentado pelo Jurgen Appelo e um exemplo real você pode ver neste vídeo em que comento sobre a situação do Pedrinho que mandou um e-mail grosseiro para a equipe de banco de dados.

Figura 4.2

Mentoria

Por vezes você também estará na posição propor sugestões específicas. Anote como plano de ação para ser conduzido posteriormente fora da reunião. Eventualmente você poderá conduzir as ações em parceria com o membro da equipe, a fim de que ele também desenvolva as habilidades para fazer o mesmo no futuro.

Figura 4.3

Insights

Por fim, mas não menos importante, das reuniões 1on1 você sairá com vários insights para formatar seu backlog. Seja para aplicar naquela equipe, de forma ampla, ou para copiar em outra equipe. Os insights formarão boa parte das suas atividades como um agente de mudanças na organização.

Figura 4.4

Benefícios

Para o indivíduo:

• Condução de rápidas sessões de coaching;
• Feedbacks (duas vias);
• Condução de rápidas formações.

Veja os vídeos e templates do Webinar

Para a equipe:

• Identificação dos domínios mais problemáticos gerais;
• Promoção de treinamentos, discussões, comunidades de prática para tratar questões específicas;
• Melhoria no diálogo com gerência através de dados concretos.

Para você como Agile Coach

• Integração com a equipe;
• Identificação de insights que não aparecem na retrô;
• Possibilidade para se colocar no lugar do outro.

Espero que tenha gostado do Agile Coach Tool e para receber mais artigos como este assine minha newsletter.

Grande abraço e até a próxima!

Rafael Buzon é consultor para projetos Ágeis e pode te ajudar na aplicação do ACT e na formação de seus Agile Coaches. Envie e-mail para buzon@rafaelbuzon.com. Mais em: facebook.com/rafaelbuzonCorp/