TODOIST + INBOX + CALENDAR

Desenvolvi uma rotina particular de gestão das atividades inspirado pelo livro Get Things Done (GTD) usando três ferramentas como base: Todoist, Inbox e o Google Calendar. Neste post vou mostrar como lido com as tarefas e os conceitos que busco seguir para aumentar minha produtividade.

Todoist

Acredito que eu já esteja usando o Todoist há uns 4 ou 5 anos e minha relação com a ferramenta tem sido muito eficaz. Há uns 3 anos pago a versão premium que habilitou funcionalidades que hoje são imprescindíveis pra mim.

No Todoist eu reúno TUDO o que tenho que fazer, seguindo a recomendação do GTD para se ter as atividades centralizadas todas num único lugar. Já houve época em que eu tinha atividades espalhadas em outlook, gmail, post-its, Trello, papel com as prioridades do dia, planilhas, etc. Essa dispersão das informações me gerava ansiedade e aquele sentimento de que estava sempre esquecendo de alguma coisa (e estava).

Ao inserir uma nova atividade na ferramenta é importante garantir que ela tenha as marcações de alertas, datas, recorrência, prioridade, label e projeto, de forma que eu possa ser lembrado no momento certo ou que ela apareça nos filtros apropriados. Assim eu mantenho minha mente livre para a realização das atividades, pois passei a confiar nesta rotina composta pelo ferramental e pelos hábitos.

Inbox

Sei que o Gmail melhorou sua interface, mas desde que saiu o INBOX eu me dei bem com ele. O que mais gosto em usar o INBOX é:

Agrupamento por tipo de e-mail: Isso facilita passar os olhos pelos itens agrupados e decidir se quero ver algum ou excluir todo o conjunto. Bem prático;
Adiar e-mails: Quando preciso lidar com um e-mail, mas não necessariamente naquele momento, eu simplesmente postergo para uma data futura e nem coloco isso como atividade no Todoist, pois sei que o INBOX retornará o item para minha caixa de entrada naquela data escolhida;
Marcar como concluído: Na época curti muito a ideia de deslizar o e-mail (no mobile) para a direita e marcá-lo como concluído. Na web é clicando no ícone de check-mark. (Sentimento de realização 🙂 )

Calendar

Com o Google Calendar, então, fecho minhas 3 principais ferramentas. Uso os recursos básicos de qualquer calendário, recorrências, cores para separar visualmente compromissos particulares, igreja, consultoria e outros.

Algumas dicas

Marcações e Filtros

No Todoist, uma coisa particular que cada um acaba desenvolvendo com a ferramenta é como fazer as marcações. Alguns utilizarão labels outros usarão o recurso de projetos, mas usar um ou outro não vai influenciar muito na eficiência da gestão das atividades.

Entretanto, as principais marcações que funcionam pra mim são:

Recorrência: Eu abuso das atividades recorrentes. Tenho atividades se repetindo diariamente, a cada 2 dias, a cada semana e mensais. Algumas já estão até incorporadas na minha rotina que nem preciso olhar a ferramenta para lembrar de fazê-las, mas as mantenho lá só pelo prazer de marcar como concluídas 🙂 — Ótimo recurso para quem quer criar novos hábitos, como ler ou fazer postagens nas redes sociais.
Prioridade 01 e 02: Tenho filtros criados para as atividades mais importantes. Elas geralmente não tem datas associadas, mas são aquelas que preciso fazer em breve e que precisam estar no meu radar. Por isso precisam ser fáceis de acessar. Neste filtro misturam-se atividades de todos os tipos e projetos.
Alguns labels: Alguns labels me ajudam a separar algumas atividades que não são nem prioridade e nem tem datas específicas, como “comprar” e “em trânsito”, que uso sempre que estou no mercado ou tenho algum tempo disponível em trânsito.

Disciplina

Tão importante quanto os recursos das ferramentas é a disciplina de acesso e gerenciamento que você precisa desenvolver. Veja alguns exemplos de como tenho administrado meu trabalho:

Inbox e Todoist vazios: No final do dia eu preciso estar tanto com os e-mails lidos, respondidos ou endereçados, ou seja, postergados ou com uma atividade criada a respeito. Assim garanto que a concorrência das prioridades aconteça tudo no mesmo lugar;
Acesso diário: Diariamente eu direciono as atenções à realização dos itens que estão em Today (Hoje). Também passo os olhos e faço algo de Prioridade 01 e pelo menos passo os olhos nas atividades de Prioridade 2. Outras prioridades eu vejo 1 vez por semana pelo menos;
Refinamento da organização: No final de cada dia também reviso minhas anotações e marcações para ver se preciso criar atividades ou re-agendar outras. A organização por Projetos me ajuda com isso, pois vejo e organizo as atividades focando num determinado contexto.